Ülkemizde 2006 yılından itibaren üniversite sayısı hızla artış göstermiştir. Günümüzde yükseköğrenim şehir merkezlerinde üniversite kampüsleri, ilçelerdeyse meslek yüksekokulları aracılığıyla en ücra köşelere kadar yaygınlaşmıştır. Yükseköğrenimin yaygınlaşması kampüs ve meslek yüksekokullarında idari hizmetlerin katlanarak artış göstermesine neden olurken kapsamlı bir verimlilik ve düşük maliyetli hizmet süreçleri ihtiyacını da beraberinde ortaya çıkarmıştır. Üniversitelerde hali hazırda geleneksel bürokratik yönetim modeli uygulanmaktadır. Bu modele göre yetki ve sorumluluklar üst kademelerde toplanırken, alt birimlerdeyse yetki ve sorumluluklar sıfıra yaklaşır. Bu modelde işleri yapanlarla karar verenler arasındaki mesafe hayli uzaktır.
Modern üniversite işleyişinin önündeki engellerden en önemlisi, bugün de uygulanmaya çalışılan geleneksel bürokratik organizasyon uygulamasıdır. Bürokrasi tarihte her zaman inovasyon ve değişimlerin önünde en katı engel olmuştur. Paradoksa bakın ki aynı bürokrasi değişimin ve inovasyonun merkezi olması gereken üniversitelerin tam da ortasında şekillenerek yükselmiştir. Fakat gerçek hayatta oyunun ve organizasyonların kuralları sürekli değişiyor. Dünya çapında üniversiteler hem yüksek maliyetlerinden kurtulabilmek hem de halkın kendilerinden beklediği yeni görevlere uyum sağlamak için esnek ve etkili organizasyon modellerini benimsemeye ve iş süreçlerini kökten radikal şekilde değiştirmeye odaklanıyor. Bu doğrultuda 1990’lı yılların başında şirketlerde fonksiyonel sınırlarını aşan iş süreçlerini ilişkilendirmek için bilgi teknolojisinden faydalanma girişimleriyle Değişim Mühendisliği tekniği ortaya çıkmıştır.
Gelenekten geleceğe üniversiteler yeniden değişirken ve dönüşürken iş süreçlerini değişim mühendisliği ile tasarlamaları beklentilere cevap vermede etkili olacaktır. Değişim Mühendisliği, üniversitelerdeki mevcut iş süreçlerini radikal değişimlerle tamamen veya büyük ölçüde ortadan kaldırarak öğrenci ve paydaş beklentilerine hızla cevap vermeyi sağlayan etkili bir yaklaşımdır. İş süreçlerine odaklanan bu tekniğin uygulanmasıyla sade ve anlaşılır esnek bir organizasyon yapısı ortaya çıkacaktır. Değişim Mühendisliği iş süreçlerini yeniden tasarlamada, iş zenginleştirme ve genişletme uygulamalarında dijital teknolojilerden faydalanmaya dayalıdır. Değişim mühendisliği beraberinde teknolojik yeniliklerle güçlendirilmiş, çoklu yetenekli esnek çalışanlardan oluşan takımlar tarafından karakterize edilen bir iş gücü profilini de ortaya çıkaracaktır.
Değişim Mühendisliğiyle yeniden yapılandırılacak üniversitelerin hizmet süreçlerinde görev alan personel, daha önce uzun hantal bir süreci dakikalar içinde tamamlamak için birkaç yönetim kademesine erişmesi gerekirken yana doğru adım atarak doğrudan bilgi kaynaklarıyla iletişim kurma yetkisine sahip olacak ve bürokratik gecikmeler ortadan kalkacaktır. Değişim Mühendisliği, öğretim üyesi ve öğrenci etkileşiminin bazı unsurlarını devam ettirirken, yenilikçi eğitim ve öğretim yöntemlerini mümkün kılan örgütsel yapılara olanak verecektir. Ayrıca Değişim Mühendisliği, üniversitelerin idari işlevlerini yeniden mühendislikle güncellemeyi sağlarken maliyetlerin kontrolünde de etkili olacaktır. Yalın organizasyon haline gelen üniversite birimleri hizmet çabukluğu, yüksek kaliteli proje üretme ve inovasyon geliştirme süreçlerinde karşılaşılan maliyetleri önemli ölçüde azaltacaktır.
Değişim Mühendisliği her ne kadar Toplam Kalite Yönetimi ile amaç benzerliğine sahip olsa da izlenilen yol tamamen farklıdır. 21. Yüzyıl üniversiteleri maliyetlerini sürekli azaltan, insan kaynakları yeteneklerini geliştiren, yönetim başarı grafiğini sürekli arttırarak öğrenci ilişkilerini merkeze alan ve çoklu inovasyonlarıyla göz dolduran esnek ve akışkan yapılardır. Üniversitelerin değer katan bir mimariye ve işleyişe sahip olması, hizmet alıcıları ve ürün kullanıcılarının taleplerini karşılamak üzere şekillendirilmesiyle mümkündür. Değişim Mühendisliğiyle birlikte işi yapanla karar veren arasındaki mesafe azalacak, çalışanlar güçlendirilerek, işlerini planlama, uygulama ve sonuçlarını değerlendirme yetki ve sorumluluğuna sahip olacaktır. Geleneksel Bürokrasi modelinin üniversitelerin değişimi yönetme ve yeni iş yapma yollarını tıkadığı sürecin sonuna gelinirken Değişim Mühendisliği, iş süreçlerini kökten yeniden yapılandıran ve personeli güçlendirerek yalın organizasyona ortam sunan özellikleriyle üniversiteleri gelecekte yükselten bir yönetim uygulaması olacaktır. Bir sonraki yazıya kadar maske, mesafe ve temizlikle birada sağlık ve esenlik dolu günler dilerim.
